Cada vez que un usuario navega por Internet, comparte información personal. Desde el momento en que acepta las cookies de una página web, rellena un formulario de contacto, hace un pedido por una tienda online, o se inscribe en una newsletter, cede su número de teléfono, la dirección postal o el correo electrónico sin que, en ocasiones, se conozca como la empresa hace uso o gestión de datos digitales.

Los datos digitales resultan esenciales para que cualquier empresa hoy en día desarrolle su actividad. Desde ofrecer sus bienes y servicios virtualmente, hasta realizar campañas de publicidad por redes sociales. Sin embargo, las compañías deben tener en cuenta que estos datos, en realidad, no les pertenecen. Son propiedad de las personas que los ceden, ya sean usuarios, clientes, empleados o proveedores. 

En este artículo, vamos a explorar la responsabilidad que tienen las empresas de hace un uso legítimo de los datos digitales, así como consejos y medidas de seguridad que pueden llevarse a cabo para protegerlos y evitar posibles problemas legales. ¡Sigue leyendo! 

1) Las Normativas de Protección de Datos Digitales

En España, las normativas de protección de datos digitales están diseñadas para garantizar la privacidad y seguridad de la información personal de los ciudadanos. La principal autoridad de control encargada de supervisar y hacer cumplir las regulaciones de protección de datos es la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD), la cual ofrece orientación y recursos para empresas y ciudadanos, además de ser responsable de investigar y sancionar incumplimientos.

Obligaciones y Regulación Legal

• Reglamento General de Protección de Datos de la Unión Europea (RGPD): Entró en vigor en mayo de 2018 y establece las bases para el tratamiento de datos digitales y personales en toda la UE. Establece requisitos sobre el consentimiento, derechos de los individuos, notificación de violaciones de datos y más.
• Ley Orgánica de Protección de Datos Personales y Garantía de los Derechos Digitales (LOPDGDD): Esta ley complementa el RGPD y detalla cómo se aplica en el ámbito nacional español. Regula aspectos como la protección de datos en el ámbito laboral, el tratamiento de datos digitales sensibles y el uso de videovigilancia, entre otros.
• Real Decreto 1720/2007: Este reglamento regula el desarrollo de la LOPDGDD y establece medidas de seguridad específicas para el tratamiento de datos digitales personales.
• Normativas sectoriales: Además de las regulaciones generales, existen normativas específicas para ciertos sectores, como la Ley de Servicios de la Sociedad de la Información y Comercio Electrónico (LSSI) y la Ley de Telecomunicaciones, que también contienen disposiciones relacionadas con la protección de datos.

Implicaciones y Consecuencias de Incumplimientos

Las autoridades de protección de datos digitales tienen el poder de imponer multas  significativas a aquellas empresas que no cumplan con las normativas. Estas sanciones pueden variar en función del tipo de infracción, y que pueden suponer hasta el 4% del volumen de negocio global anual de una empresa, o 20 millones de euros, en caso de las más graves.

El incumplimiento de las regulaciones de protección de datos puede dañar seriamente la reputación de una empresa y afectar sus actividades comerciales, incluyendo la pérdida de clientes. Además, puede llevar a la pérdida de oportunidades comerciales, como licitaciones y colaboraciones con socios, resultando en una disminución de los ingresos y la cuota de mercado.

En caso de una violación de datos digitales que suponga un riesgo para sus clientes, la empresa está obligada a notificar la brecha de seguridad a la autoridad competente y  a los individuos afectados. No hacerlo puede resultar en sanciones adicionales. 

2) Prácticas de Recopilación y Almacenamiento de Datos Digitales

Recopilación Ética de Datos

Las empresas deben resguardar dos categorías de datos de acuerdo con la ley española, considerando el impacto que su filtración tendría en la privacidad de los usuarios.

Por un lado, los Datos básicos, es decir, aquellos que incluyen información como el nombre, sexo, número de identificación (DNI), estado civil, nivel educativo,… También se incluyen aquí datos multimedia, como firmas e imágenes capturadas por cámaras de videovigilancia.

Y por otro, los Datos especiales, información sensible que, si de filtrarse o utilizarse de manera indebida, podrían afectar los derechos fundamentales y las libertades de las personas. Esto hace referencia al origen étnico y racial de las personas, sus convicciones religiosas, datos genéticos o biométricos (reconocimiento facial, análisis de retina…), la orientación sexual, etc…La protección de estos datos es especialmente crítica debido a su naturaleza sensible.

Seguridad en el Almacenamiento

Las empresas tienen la responsabilidad de proteger los datos de todas las personas con las que interactúan, ya sean clientes, socios, proveedores o empleados. Para garantizar estas medidas de seguridad en el almacenamiento de datos digitales, la ley establece una serie de recomendaciones, independientemente del tamaño o los recursos económicos de la empresa.

Como los datos también pueden estar en formato físico, como documentos en papel, deben guardarse de manera que personas no autorizadas no puedan acceder a ellos. Esto puede incluir el almacenamiento en armarios y cajones bajo llave en áreas de acceso restringido, o en habitaciones con instalación de sistemas de alarma.

Para la información digitalizada, es fundamental protegerla con contraseñas que deben actualizarse regularmente, por ejemplo, cada tres o seis meses. Realizar copias de seguridad es esencial para asegurarse de que la información esté siempre disponible en caso de pérdida o daño. Se recomienda mantener copias en discos duros y en un servidor en la nube.

Transparencia en el Uso de Datos Digitales

Las empresas pueden utilizar los datos digitales y personales de sus clientes de manera legítima para realizar sus operaciones comerciales. Sin embargo, es crucial que sean transparentes acerca de los propósitos para los cuales utilizarán estos datos.

Cada vez que un usuario proporciona información a través de la página web u otros medios, la empresa debe informar claramente sobre el propósito de la recopilación y obtener su consentimiento. La sección de Política de Privacidad de una web debe incluir una descripción detallada de cómo la empresa adquiere los datos digitales y personales, cuales son derechos de los usuarios ante estos datos recopilados, y una lista de los usos previstos.

Las empresas también gestionan datos digitales internos de sus empleados, y en este caso, deben establecer acuerdos de confidencialidad y cesión de datos para garantizar la privacidad. Con proveedores que acceden a información personal, como los encargados de cámaras de seguridad, también se deben establecer contratos especiales para proteger la privacidad de la información comprometida.

Derechos del Usuario en la Gestión de Datos

Además de la privacidad, otro derecho fundamental que tienen los usuarios y que las empresas deben garantizar es el acceso, y eliminación, a sus datos digitales. Esto significa que, en cualquier momento, un usuario tiene el derecho de solicitar a una empresa que le proporcione una copia de los datos digitales que tiene sobre él. Este acceso es esencial para que las personas sepan qué información posee la empresa y cómo la está utilizando.

Uno de los derechos más destacados es el «derecho al olvido«. Esto significa que un usuario puede solicitar que sus datos digitales se eliminen por completo en un plazo de tiempo razonable.

Es importante destacar que las empresas deben estar preparadas para cumplir con estas solicitudes, o cuenten con profesionales especializados que puedan asesorar y gestionar posibles incidencias. El respeto de estos derechos no solo es una obligación legal, sino que también es esencial para mantener la confianza de los clientes y demostrar un compromiso sólido con los mismos.

3) Estrategias para una Gestión de Datos Digitales Responsable

La gestión de datos responsable es fundamental en un entorno empresarial donde la información personal es un activo valioso para las actividades comerciales de la compañía y, al mismo tiempo, para salvaguardar  privacidad y seguridad de los mismos. A continuación, detallamos tres estrategias clave para asegurar una gestión de datos responsable:

Políticas Internas

Establecer políticas internas sólidas es el primer paso en la gestión de datos responsables. Estas políticas deben definir claramente cómo se recopilan, almacenan y utilizan los datos digitales, así como quién tiene acceso a ellos. Deben estar en conformidad con las regulaciones de protección de datos digitales aplicables y reflejar el compromiso de la empresa con la privacidad de los individuos. Las políticas internas también deben abordar cómo se gestionarán las solicitudes de acceso y eliminación de datos de los usuarios, así como la notificación de brechas de seguridad.

Capacitación de Empleados

Los empleados desempeñan un papel fundamental en la gestión de datos digitales responsables. Es esencial que comprendan la importancia de proteger la información personal y estén formados acerca de las mejores prácticas y medidas de seguridad para manejar información sensible a buen recaudo. Los empleados deben saber cómo responder adecuadamente a las solicitudes de los usuarios y garantizar la seguridad de los datos que manejan.

Las empresas con un gran volumen de datos digitales, más de 50.000 registros, o que manejen información comprometida, deben contar con un responsable de protección de datos cualificado y formado por la AEPD.

Auditorías y Evaluaciones Periódicas

Las auditorías y evaluaciones regulares son esenciales para evaluar y mejorar continuamente las prácticas de gestión de datos. Estas revisiones permiten identificar posibles vulnerabilidades, asegurar el cumplimiento de las políticas y mantenerse actualizado en un entorno normativo en constante evolución. Las auditorías también ayudan a garantizar que se estén siguiendo las mejores prácticas en cuanto a seguridad y privacidad de datos.

4) Beneficios de una Gestión Responsable de Datos Digitales

• Confianza del Cliente: Una gestión adecuada de datos digitales muestra a los clientes que la empresa valora su privacidad y toma medidas para protegerla. Esto fortalece la confianza del cliente y puede resultar en relaciones comerciales más sólidas y leales.
• Eficiencia Operativa: Una gestión eficaz de datos permite a las empresas optimizar la recopilación, el almacenamiento y el uso de la información. Esto puede llevar a una mayor eficiencia en las operaciones comerciales y en la toma de decisiones basadas en datos.
• Innovación Responsable: Las empresas pueden utilizar datos digitales de manera ética para impulsar la innovación y mejorar productos y servicios. Una gestión responsable de datos permite la innovación sin comprometer la privacidad y la seguridad.
• Protección de la Imagen de Marca: Una sólida gestión de datos contribuye a la protección de la marca y evita daños a la reputación que podrían surgir de violaciones de datos digitales u otros incidentes de seguridad.
• Impacto Social Positivo: Una gestión responsable de datos digitales contribuye al bienestar social al garantizar que la información se utilice para fines legítimos y éticos, como la investigación médica, la toma de decisiones políticas informadas y la mejora de la calidad de vida.

Conclusiones

La privacidad es una preocupación que cada vez mas personas consideran como como fundamental en la era digital. Por lo que empresas de todo tipo y tamaño han de ser conscientes de la  responsabilidad que tienen en garantizar la privacidad de sus clientes y empleados. Ya no solo por requerimiento de las autoridades legales, sino también al ser una necesidad ética y comercial.

Es por ello que la demanda de profesionales que sean conscientes de estas regulaciones en materia de protección de datos digitales, y establecen directrices claras para el manejo adecuado de los mismos se encuentra en aumento.  Comprender y aplicar estas prácticas es esencial hoy en día, por ello en el Máster en Asesoría Laboral de Empresas de la Escuela de Negocios Cámara de Sevilla se presenta como una oportunidad para adquirir los conocimientos necesarios en la gestión de datos digitales o llevar a cabo auditorías en el tema.

Si te interesa obtener más detalles sobre el Máster Sevilla Laboral, no dudes en contactarnos para recibir información acerca del plan de estudios, los profesores y becas disponibles. ¡Estás a un paso de escribir tu propia historia de éxito!