El Rol Esencial del Sistema RED en la Gestión Laboral de Empresas
Los profesionales laborales, fiscales y contables se benefician de una amplia gama de herramientas informáticas diseñadas para facilitar y agilizar diversas tareas relacionadas con la gestión empresarial. En este contexto, una de las herramientas fundamentales es el Sistema RED.
Esta plataforma de comunicación telemática sirve como puente entre las empresas y la Tesorería General de la Seguridad Social (TGSS). Por un lado, las empresas deben comunicar las situaciones de afiliación, cotización e incapacidad temporal de los trabajadores. Y por otro, la Seguridad Social ha de validar esta información que se le proporcione, y remitir los justificantes correspondientes. Todo ello se realiza por medio de este sistema.
En este artículo vamos a explicar en qué consiste el Sistema RED, en qué ámbitos se utiliza, quién está obligado a emplearlo y de que forma se puede acceder a la plataforma. ¡Sigue leyendo!
¿Qué es el Sistema RED?
El Sistema RED (siglas de Retransmisión Electrónica de Datos) constituye una plataforma digital que facilita la interacción entre las empresas y la TGSS para el intercambio eficiente, fluido y seguro de información o documentos a través de Internet. Un medio online mediante el cual empresas, agrupaciones y profesionales pueden comunicar de manera directa situaciones o cambios que revisten obligatorio cumplimiento e información para la Seguridad Social.
Las funcionalidades del Sistema RED se estructuran en distintos ámbitos de actuación, abarcando aspectos cruciales como la cotización, donde se posibilita la presentación de documentos como las series TC2, la tramitación de saldos acreedores, y el ingreso de cuotas mediante domiciliación en cuenta o pago electrónico. Asimismo, en el ámbito de la afiliación, se gestionan altas, bajas, variaciones de datos de trabajadores, consultas y solicitudes de informes relativos a trabajadores y empresas.
En lo que respecta al Instituto Nacional de la Seguridad Social (INSS), el Sistema RED también facilita la tramitación de partes de alta y baja médica por accidente de trabajo y enfermedad profesional, así como partes de confirmación. Además, permite la remisión de certificados de maternidad o paternidad (RECEMA). La gestión de autorizaciones, como la administración de Códigos de Cuenta de Cotización (CCC) o Números de Afiliación de la Seguridad Social (NAFs), constituye otra dimensión operativa.
Regulación Legal del Sistema RED
El Sistema RED ha estado operativo desde el año 1995 como plataforma clave para acceder a los servicios electrónicos de la Seguridad Social. Su implementación se alinea con la Ley 30/1992, que instó a las administraciones públicas a adoptar técnicas y medios electrónicos, respetando las limitaciones constitucionales y legales.
El Texto refundido de la Ley General de la Seguridad Social (Real Decreto legislativo 1/1994) incorporó la disposición adicional quincuagésima, estableciendo la obligatoriedad de notificación por medios electrónicos de actos administrativos derivados de datos transmitidos por el Sistema RED.
La Orden de 3 de abril de 1995 reguló el uso de medios electrónicos, informáticos y telemáticos en la inscripción de empresas, afiliación, altas y bajas de trabajadores, cotización y recaudación en el ámbito de la Administración de la Seguridad Social.
El Reglamento General de la Gestión Financiera de la Seguridad Social (o Real Decreto 1391/1995) incluyó en su disposición adicional quinta la opción de utilizar el Sistema RED para actuaciones administrativas. Asimismo, el Real Decreto 2064/1995 y Real Decreto 84/1996 también previó esta posibilidad.
La Orden TAS/399/2004 amplió el ámbito del Sistema RED a la presentación de partes médicos relacionados con procesos de incapacidad temporal. El Reglamento general de recaudación de la Seguridad Social (o Real Decreto 1415/2004) incorporó disposiciones adicionales que consideran la utilización del Sistema RED para actuaciones administrativas.
La Orden TAS/1562/2005 estableció normas para la aplicación y desarrollo del Reglamento general de recaudación de la Seguridad Social, definiendo los casos de incorporación obligatoria al Sistema RED.
El Real Decreto 1671/2009 proporcionó un marco flexible para la adaptación de organizaciones y procedimientos a la comunicación electrónica, garantizando la protección de datos y otros derechos constitucionales.
La Orden ESS/229/2012 amplió los casos de incorporación obligatoria al Sistema RED en el ámbito del Régimen Especial del Mar. La Orden ESS/484/2013 reguló específicamente el Sistema RED en el ámbito de la Seguridad Social. La Orden ESS/214/2018 busca reformarla con tres objetivos clave: ampliar el ámbito del Sistema RED a nuevos colectivos, principalmente autónomos; perfilar de manera más adecuada las actuaciones sujetas a transmisión electrónica; e introducir una nueva comunicación de datos para agilizar el reconocimiento de diversas prestaciones.
Trámites y Gestiones en el Sistema RED
Dentro del marco operativo del Sistema RED, se llevan a cabo una serie de trámites y gestiones esenciales que optimizan la interacción entre las empresas y la TGSS. Estos procedimientos contribuyen a agilizar los procesos administrativos, ofreciendo a los usuarios una vía electrónica eficiente para cumplir con sus obligaciones y obtener información relevante:
Trámites de Afiliación
El Las empresas pueden llevar a cabo altas, bajas y gestionar variaciones de contratos de forma electrónica. Además, se facilita la consulta de información detallada y la solicitud de informes tanto para los trabajadores como para las empresas, permitiendo un manejo ágil y centralizado de los datos relacionados con la afiliación.
Trámites de Cotización
Desde esta plataforma, las empresas pueden realizar el proceso recaudatorio de las cotizaciones de manera eficiente. Esto incluye la tramitación de pagos y el control detallado de los Seguros Sociales. La plataforma ofrece herramientas que simplifican las tareas administrativas asociadas a la cotización, brindando a las empresas un entorno seguro y accesible para cumplir con sus obligaciones económicas.
Comunicación de Incapacidad Temporal (IT)
El Sistema RED permite comunicar situaciones de incapacidad temporal, maternidad, paternidad, riesgos o accidentes de trabajo de manera electrónica al INSS. Los usuarios autorizados pueden emplear certificados de empresas para transmitir esta información, contribuyendo así a facilitar una gestión eficaz de los procesos relacionados el bienestar de los trabajadores.
Realizar estos trámites a través del Sistema RED no solo simplifica la relación entre las empresas y la Seguridad Social, sino que también fomentan la transparencia e impulsa la eficiencia en los procesos administrativos.
Ventajas del Sistema RED: Modernidad y Eficiencia
- Eliminación del Uso de Papel y Gestión Telemática: El enfoque telemático del Sistema RED no solo contribuye a la preservación del medio ambiente al reducir la necesidad de documentación impresa, sino que también simplifica y agiliza los procesos administrativos para las empresas. La gestión de trámites de forma electrónica se convierte en un factor clave para la optimización del tiempo y los recursos.
- Accesibilidad 24/7 y Comunicación Fluida: El Sistema RED opera como una plataforma online, asegurando disponibilidad las 24 horas del día, los 7 días de la semana. Para acceder, solo se requiere una conexión a Internet, junto con la autorización correspondiente. Esta accesibilidad continua brinda a las empresas una flexibilidad sin precedentes, permitiéndoles realizar trámites en cualquier momento y desde cualquier ubicación. Además, la comunicación con la TGSS se caracteriza por su fluidez y rapidez, superando cualquier formato de comunicación convencional.
- Sistema de Notificaciones Integrado: El Sistema RED incorpora un sistema de notificaciones que informa proactivamente a los usuarios sobre el estado de sus envíos y cualquier situación relevante. Estas notificaciones permiten a las empresas mantenerse al tanto de los procesos en curso y tomar medidas rápidas en respuesta a cualquier novedad. Esta función de alerta contribuye significativamente a la transparencia y a la toma de decisiones informada.
Obligación de Uso del Sistema RED
El empleo del Sistema RED de la Seguridad Social es obligatorio para determinadas entidades, estableciendo un marco normativo que define claramente quiénes están sujetos a esta obligación. En este sentido, las empresas que pertenezcan al Régimen General, sin importar la cantidad de trabajadores a su cargo, tienen la responsabilidad de utilizar el Sistema RED.
Asimismo, la obligatoriedad se extiende a los trabajadores por cuenta propia que cuenten con personal a su cargo, sin importar la cantidad de empleados que supervisen. La inclusión de este grupo garantiza una cobertura amplia, abarcando tanto a empresas como a trabajadores autónomos que gestionan equipos de trabajo.
Cabe destacar que la publicación de la Orden ESS/214/2018, ha generado cierta confusión debido a la ampliación del ámbito de aplicación de los sujetos obligados en notificaciones telemáticas. La falta de comprensión inicial ha llevado a cierto revuelo en cuanto a la interpretación de las últimas disposiciones. No obstante, para aclarar este punto, se ha puesto a disposición un aviso explicativo.
Según este aviso, se establece que los trabajadores por cuenta ajena solo tendrán la obligación de recibir notificaciones telemáticas, así como de gestionar trámites y comunicaciones con la administración. Sin embargo, no necesariamente estarán obligados a formar parte del Sistema RED en su totalidad. Esta distinción precisa asegura una comprensión más clara de las obligaciones específicas de cada grupo de sujetos obligados en el contexto de las notificaciones telemáticas y el uso del Sistema RED.
Funcionamiento y Requisitos del Sistema RED: Acceso y Autorización
Para acceder a esta plataforma, es necesario cumplir con ciertos requisitos y seguir un proceso de autorización que garantiza la validez y la seguridad de las transacciones realizadas.
El Sistema RED requiere el acceso mediante un certificado digital y la disposición de un autorizado RED. Este autorizado RED es fundamental para gestionar las comunicaciones de afiliación y cotización de trabajadores de manera telemática. La plataforma opera como un entorno en línea que ofrece agilidad y eficacia en los procesos relacionados con la Seguridad Social.
Requisitos para Acceder al Sistema RED
- Certificado Digital: Con la desaparición del Silcon en septiembre de 2016, el acceso a la plataforma RED exige un certificado digital de persona física, reconocido por la Seguridad Social.
Entre los certificados digitales más comunes se encuentran los emitidos por la FNMT, Camerfirma o la Agencia Tributaria. Este certificado debe estar a nombre del titular del autorizado RED, es decir, el usuario principal del autorizado. - Número de Autorizado RED: Se obtiene al presentar el formulario FR.101 y puede ser de diferentes tipos según el tipo de autorización; para actuar en nombre propio o en nombre de otros, para Colegiados y para terceros.
En el caso de acceso con un certificado de persona física, puede ser el usuario principal o secundario.
Disponer del certificado digital de la empresa no garantiza el acceso al Sistema RED. Es esencial contar con un usuario RED de persona física previamente asignado a la empresa.
Modalidades de Transmisión
Dentro del Sistema RED, se distinguen tres modalidades de comunicación con la Seguridad Social, cada una diseñada para satisfacer las necesidades específicas de distintos tipos de empresas:
- Sistema RED Directo: Este método de transmisión se destaca por su completa operatividad dentro de la plataforma web, sin depender de programas de nóminas externos. Las operaciones, tanto de afiliación como de cotización, se realizan manualmente en línea. Este enfoque está diseñado especialmente para pequeñas empresas que cuentan con menos de 15 trabajadores dados de alta, aunque de manera excepcional se podría extender hasta 25 trabajadores en periodos cortos de tiempo. Cabe mencionar que este método presenta ciertas restricciones, pero su simplicidad lo hace ideal para empresas con estructuras laborales más reducidas.
- Sistema de Liquidación Directa (SLD): Dirigido a negocios con una plantilla superior a 15 trabajadores, el SLD requiere la utilización de un programa de nóminas para la generación de ficheros y el envío de cotizaciones. Los movimientos de afiliación pueden realizarse tanto en la plataforma online como mediante el envío de ficheros. El programa específico para la comunicación con la TGSS en este caso es el SILTRA. Este método ofrece una mayor flexibilidad y capacidad de gestión, adaptándose a las necesidades de empresas con una estructura laboral más amplia.
- RED Internet. Antiguamente utilizado como método de transmisión, RED Internet ha ido migrando progresivamente hacia el Sistema de Liquidación Directa. Se basa en la comunicación mediante ficheros, similar al SLD, pero presenta un método de cálculo con menos control por parte de la TGSS. A medida que el Sistema de Liquidación Directa se consolida, RED Internet tiende a desaparecer. El software necesario para la comunicación con la Tesorería General de la Seguridad Social en esta modalidad es el Winsuite. Aunque su uso ha disminuido, aún puede encontrarse en situaciones específicas donde la transición completa al SLD no se ha llevado a cabo.
Accediendo al Sistema RED
Una vez que se cuente con el certificado digital y el usuario del Sistema RED, acceder a la plataforma se convierte en un proceso sencillo y directo. El primer paso es dirigirse al sitio web de la Seguridad Social y ubicar la opción de acceso a la plataforma. Este proceso se facilita enormemente al dirigirse al apartado «A un click«, ubicado en la parte inferior de la página.
Es fundamental recordar que el acceso debe realizarse con el certificado digital de persona física. Si se intenta acceder con el certificado digital de una empresa, o con un certificado de persona física sin disponer de la autorización correspondiente, aparecerá un mensaje indicando la necesidad de verificar la autenticidad del acceso.
Una vez que se ha accedido correctamente y se cuenta con la autorización necesaria, el menú principal desplegará diversas opciones, donde se presentan las distintas gestiones disponibles para el usuario, brindando una visión de las funciones y trámites a los que se puede acceder.
Servicio de Soporte: Resolución de Dudas y Problemas Técnicos
Para brindar asistencia en la resolución de dudas y problemas técnicos relacionados con el Sistema RED, la TGSS ha puesto a disposición un número de teléfono para obtener información detallada sobre el acceso a la plataforma electrónica y su uso, así como para resolver cualquier consulta¡, gestionar trámites, proporcionar orientación y asistencia integral a los usuarios.
Conclusiones
La competencia efectiva en el uso del Sistema RED se posiciona como un elemento clave para los profesionales en asesoría laboral. Ya que les permite ofrecer un servicio más eficiente y de alta calidad a sus clientes. La habilidad para navegar y aprovechar plenamente las funcionalidades de esta plataforma no solo agiliza los procesos administrativos, sino que también garantiza la precisión en la comunicación de información crucial a la Seguridad Social.
Por ello, el programa formativo del Máster en Asesoría Laboral de Empresas de la Escuela de Negocios Cámara de Sevilla aborda en su temario el Sistema RED, proporcionando a los alumn@s y futuros profesionales las habilidades y conocimientos necesarios para conocer su aplicación en el entorno laboral empresarial.
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