Desde hace varios años, es requisito obligatorio que las empresas lleven un registro detallado de la jornada laboral de todos sus empleados. Esta medida fue implementada por el actual Gobierno para asegurar que se cumplan los horarios laborales de manera adecuada y frenar el fraude laboral, ya que aún existen empresas que no registran de manera adecuada las horas extras realizadas por sus trabajadores.

Aquellas compañías que no cumplan con esta normativa tendrán que compensar a sus empleados a tiempo parcial como si hubieran trabajado la jornada completa. Además, si el registro no se lleva a cabo de forma adecuada, las empresas podrían enfrentarse a sanciones económicas considerables.

Es importante destacar también que ha habido cambios significativo en relación a como se realiza el registro de jornada, con la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) prohibiendo algunos métodos.

En este artículo hablaremos sobre cómo estas regulaciones afectan a diferentes sectores empresariales y de que manera las empresas están adaptándose para cumplir con estas exigencias legales. ¡Sigue leyendo!

¿Las empresas están obligadas a registrar la jornada laboral de todos sus trabajadores?

El artículo 10 del Real Decreto Ley 8/2019 modificó el artículo 34, del Estatuto de los Trabajadores, estableciendo lo siguiente:

“La empresa garantizará el registro diario de jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora, sin perjuicio de la flexibilidad horaria que se establece en este artículo. Mediante negociación colectiva o acuerdo de empresa o, en su defecto, decisión del empresario previa consulta con los representantes legales de los trabajadores en la empresa, se organizará y documentará este registro de jornada. La empresa conservará los registros a que se refiere este precepto durante cuatro años y permanecerán a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social”.

Este cambio legislativo representa un avance significativo en términos de transparencia y protección de los derechos laborales de los trabajadores. Al extender la obligación de registro de la jornada a todos los empleados, no solo a aquellos a tiempo parcial, se busca garantizar un mayor control sobre las horas trabajadas y prevenir posibles abusos por parte de los empleadores.

Además, facilita la labor de supervisión por parte de las autoridades competentes, contribuyendo así a un entorno laboral más justo y equitativo para todos.

Registros de Jornada Laboral Biométricos, ¿Legal o Ilegal?

Hace unos meses, la AEPD publicó una guía en la que expresó dudas sobre la utilización de tecnologías biométricas para el registro de la jornada laboral. A partir del pasado 23 de noviembre, las empresas ya no podrán requerir a sus empleados que registren su entrada y salida mediante huella dactilar o reconocimiento facial. Esta decisión se basa en las directrices del Comité Europeo de Protección de Datos emitidas en abril de 2023, las cuales consideran que el uso de estos sistemas implica el tratamiento de datos sensibles y, por lo tanto, deberían prohibirse.

Para utilizar datos biométricos en el registro de la jornada, se requiere el consentimiento voluntario de los empleados. Las empresas no pueden imponer el uso de la huella dactilar para fichar, ya que esto iría en contra de los principios de consentimiento establecidos por el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).

Existen excepciones que permiten el uso de datos biométricos para el registro de la jornada, pero deben estar debidamente justificadas y demostrar que son la única alternativa viable. El uso de estas tecnologías para el registro de la jornada laboral está sujeto a estrictas regulaciones y solo puede llevarse a cabo bajo ciertas condiciones específicas.

Además, es relevante mencionar que la Audiencia Nacional emitió una sentencia en la cual se invalidó otro método de registro de jornada utilizado por una empresa un poco más arcaico. La compañía hacía firmar a su personal en una hoja de papel una vez que comenzaban o terminaban su jornada laboral. Este fallo resalta la importancia de implementar sistemas de registro que garanticen la precisión y la integridad de los datos, cumplan los estándares legales y permitan una supervisión eficaz.

El Reconocimiento de Jornada Parcial como Jornada Completa.

La Sentencia 651/2023, emitida hace un año por el Tribunal Superior de Justicia de Galicia, establece un importante precedente en cuanto al registro del horario laboral en las empresas. En ella se dictamina que aquellas compañías que no lleven un registro adecuado del horario de sus empleados, específicamente los trabajadores a tiempo parcial, estarán obligadas a remunerar la jornada completa, independientemente de las horas efectivamente trabajadas.

Además, atendieron al artículo 12 del Estatuto de los Trabajadores, el cual establece que en caso de incumplimiento de las obligaciones de registro horario, el contrato laboral se presumirá celebrado a jornada completa, a menos que exista una prueba contundente que demuestre lo contrario.

En el caso específico que se trató en esta sentencia, la empresa no pudo proporcionar un registro horario efectivo que demostrara el tiempo de trabajo real de la empleada de la empresa acusada, lo que llevó a la presunción de que esta había desempeñado sus funciones a tiempo completo.

Esta sentencia destaca la importancia y la obligatoriedad para las empresas de llevar un registro preciso del horario laboral de sus empleados, especialmente para aquellos que trabajan a tiempo parcial. El incumplimiento de esta obligación puede resultar en graves consecuencias financieras para las empresas, como la obligación de remunerar la jornada completa, como se dictaminó en este caso.

El Fichaje de Pausas para Descansar, Tomar Café o Fumar

Otra disposición relacionada con el registro de la jornada laboral fue abordada por el Tribunal Supremo. En una sentencia, el Tribunal confirmó que las empresas tienen la facultad de requerir a sus empleados que registren las pausas para café, fumar o desayunar durante su jornada laboral, y descontarlas del tiempo total trabajado.

Este fallo se produjo como respuesta a un recurso de casación presentado por CCOO contra las estaciones de servicio Galp, quienes implementaron un sistema de registro de jornada que incluía estas pausas como parte del tiempo de trabajo. CCOO argumentaba que esta práctica afectaba negativamente a las condiciones laborales de los trabajadores y solicitaba la nulidad del cómputo de tiempo relacionado con estas actividades.

Hasta entonces, estas pausas se consideraban como tiempo de trabajo dentro de la jornada laboral y no se registraban ni se descontaban.

El Tribunal Supremo, sin embargo, consideró que es razonable que estas salidas se registren para no contabilizarlas como tiempo trabajado, y que la medida adoptada por la empresa no suponía una alteración injusta de las condiciones laborales de los empleados.

Pago de Horas Extras

Una reciente novedad relacionada con el registro de la jornada laboral es la decisión adoptada por el Tribunal Superior de Justicia de Cataluña (TSJC) respecto al pago de horas extras en casos donde la empresa no suministra el registro horario.

En el fallo, basado en la revisión de una sentencia anterior por la que se había rechazado la solicitud de un empleado a recibir compensación por horas extraordinarias, ya que no se pudo demostrar la existencia de dichas horas extras debido a la falta de un registro horario como prueba, el TSJC argumentó que el incumplimiento de la empresa de no mantener un registro diario de la jornada laboral del empleado no podía exonerar a la compañía de su responsabilidad cuando se le requería el pago de horas extras.

En este sentido, el Tribunal hizo referencia al artículo 217.2 de la Ley de Enjuiciamiento Civil, señalando que trasladar la carga de la prueba al demandante en lugar de imponérsela al demandado no sería acorde con la normativa vigente. Por lo tanto, según la resolución del TSJC, es responsabilidad de la empresa proporcionar el registro horario para corroborar la realización o no de las horas extras solicitadas por el trabajador.

¿Cómo Deben las Empresas Realizar el Registro de Jornada Laboral?

Si bien no existe un modelo o sistema oficial específico, el registro debe incluir el horario preciso de inicio y finalización de cada jornada laboral. Se recomienda emplear sistemas informatizados o automatizados que reducen la manipulación y brindan mayor fiabilidad, ya que ante una inspección, las irregularidades pueden resultar en reclamaciones sobre todo el registro.

Asimismo, las empresas deben conservar estos registros durante al menos cuatro años y estar disponibles para los empleados, sus representantes legales y la Inspección de Trabajo.

Es crucial que el registro de jornada sea claro y completo, incluyendo los horarios de inicio y fin para demostrar el tiempo efectivo de trabajo. Además, se debe respetar los descansos diarios y semanales, así como supervisar adecuadamente la jornada laboral de los trabajadores que realizan teletrabajo.

La Inspección de Trabajo suele considerar el intervalo mínimo de 12 horas entre jornadas y la garantía de al menos un día y medio de descanso semanal. Es importante que incluso los empleados que trabajan desde casa registren sus jornadas laborales.

Sin embargo, a veces aunque las empresas implementen un sistema de registro, algunos trabajadores deciden no cumplir con esta medida de control.  Esta negativa a fichar puede considerarse como un incumplimiento de las obligaciones laborales, lo que otorga a la empresa la facultad de sancionar a los empleados involucrados.

Es crucial comprender que al no registrar su entrada y salida, no hay registro de las horas trabajadas, lo que podría interpretarse como ausencia del lugar de trabajo.

Si se trata de un olvido ocasional, se puede advertir al empleado; sin embargo, si persiste en la negativa de fichar, se tomarán medidas disciplinarias, una suspensión temporal hasta un despido.

Sanciones para Empresas que no tengan un Registro de la Jornada Laboral adecuado

El artículo 7 de la Ley de Infracciones y Sanciones en el Orden Social establece como infracciones graves la violación de normativas y límites legales o pactados relacionados con la jornada laboral, trabajo nocturno, horas extras, descansos, vacaciones, permisos, registro de jornada, y tiempo de trabajo, según los artículos 12, 23 y 34 a 38 del Estatuto de los Trabajadores.

Para disuadir el incumplimiento, las empresas que no cumplan con el registro de jornada laboral pueden enfrentarse a multas significativas, que van desde 751 hasta 7.500 euros, según la gravedad de la situación.

Además, el Gobierno está trabajando en un nuevo sistema de sanciones, ya que las multas actuales podrían no ser lo suficientemente efectivas para prevenir malas prácticas. Se espera que este nuevo sistema imponga multas más elevadas, que podrían superar los 10.000 euros, a las empresas que no se ajusten a la normativa de registro de la jornada laboral.